Item	Memo	Date
About Optizone Enterprise Edition	Optizone Enterprise Edition Version 08 By EZ–ZONE Software Ltd Copyright (C) 1994–2008 All Rights Reserved Database – Microsoft Visual Fox Pro Version 9.0 SP1 (Microsoft, Visual Fox Pro,Windows NT, 2000, XP And XP Professional are registered trademarks of Microsoft Corporation)	11/22/04
Access Level	The screen "Access Level" is the value assigned to screens for staff to be able gain entry. The values for the screens is done under password control. Under store only logon, you must use the passwords assigned per level. Access level one requires no password. You can assign staff access when using the staff logon tool under password control. You may also change the "Access Level under staff administration as well. If the staff access level matches the screen access level or is higher, the staff member logged on will gain immediate access.	10/29/06
Accounting	Accounting is located under Accounting Reports– sales logs on the menu bar.   You can activate level security to enable this form for certain staff under "Password Control".  Select the appropriate log required for view or print.  Please note that the default is today's logs, otherwise logs can be tailored chronologically as required. All reports are itemized per location.	11/22/04
Accounting Reports – Doctor	Optizone readily tracks salesman sales.  Many practices now include doctor owners who wish to track sales from their prescriptions. Find this tool on the main menu bar under Accounting Reports. Use this tool to track doctor sales on invoice.  To activate, the doctor's name or clinic must be in the doctor phone book. The doctor's name can then be inputted onto the client address screen, which will be the default on invoice or the doctors name can be changed on the invoice as well. Doctor, store location and date subjugate report selection.	11/22/04
Accounting Reports – Insurance	Track your insurance provider sales using the tool located under "Accounting Reports". You can activate level security to enable this form under "Password Control". You may select by store location and date range. View or print report as desired.	02/28/06
Accounting Reports – Logs	You can activate level security to enable this form under "Password Control". Go to Sales Logs on the menu bar under accounting reports and select "Sales Logs" or select "Sales Logs – Today Only" for staff reconciliation. Select a particular location or all locations. Payments – creates payment logs by day or between dates with method of payment journal. Sales And Tax – create logs by day or between dates. Cost of Goods Sold – report the cost of goods sold by day or between dates. *Note the "control" which equals the wholesale cost amount must be filled in the inventories, or if the invoice is custom,  must have "control" inputted separately on the invoice screen. Cost of Goods Sold by Invoice – report the cost of goods sold by invoice by day or between dates.  Staff Sales – creates logs of individual staff sales, enter by day or between dates. Use staff sales to calculate staff production or commissions etc. All reports are itemized per location. Use the "Sales Logs – Staff" for more detailed reporting. Taxed Invoices Only – report on invoices that have a tax component only. For account receivables, go to accounts receivable under accounting reports on the menu bar.	11/22/04
Accounting Reports – Staff	Use this tool to monitor your staff productivity. Make calculations on their sales or on payments on sales. Staff numbers and names must be inputted in the staff phone directory and the staff number must be entered on the invoice for this tool to function. Find this tool under accounting reports. * When using the paid on sale tool, tax components are removed proportionately.	11/22/04
Accounts Receivable	Accounts receivable are created by "today's date". Normally when you are doing your year end this would be one of the reports required. All reports are itemized per location. Use the account receivable list to create an aged account receivable for a particular date. This list will calculate all past receivables up to that date. Use the account receivable – new for today list, to create daily totals.	11/22/04
Add Attachment	When sending an e–mail, you may add one file attachment to the letter. Click "Add Attachment" on the form, and seek the file you wish to attach. If doing an e–mail list serve to a large amount of clients, keep in mind, not to have too big of a file attached. Email programs (software) do not support large attachments.	11/22/04
Add Duplicate	Push the add duplicate button in the client address screen to add a family member. It will replicate all the address details. Add Duplicate is also available on the main inventory screens.	01/20/05
Add Inventory Only	Use this tool to allow lower level security access staff to add new inventory without giving them access to all inventory tools.	11/05/07
Add Last Rx To New File	To perform this function, use the "View Last Rx" button on the eyeglass or contact lens screen. Use this button function to look at previous contact lens or eyeglass prescriptions for comparison when writing a new prescription.  To copy "add" old Rx to a new file, select which prescription you want to add and click on  the appropriate "add" button. Typically the last Rx is the one that is being renewed, be sure that the file selected is the last file or the file that you require.	11/22/04
Address (client Information)	Client address is the central hub of Optizone.  All defaults for the city, province and country combo boxes can be added automatically when entered. For instance, to add a city  into client file, type letters until your city appears and click to enter. If in the event that a city name is the subset of a city in the database, open default data "Address Input" to put in the short name in order to make it available first. All tab buttons of records to the right (Rx glasses, contacts, exam, invoice, insurance) are sub files of this client. Use the find button to pick which client to work on from the client address file only. Use the radio button at the bottom of the form to select printer output for either chart label, mail label, notes, or personal letter. When printing notes, it will automatically print the client name first followed by the notes. You can use this function to make shipping labels other than the client form main address. Use the Up arrow to increase the size of the notes field, and then use the down arrow to return to regular size.	11/22/04
Address City, St. / Prov., Country	Use of default values for city, province and country are available. For client files, all defaults for the city, province and country combo boxes are added automatically when entered. For instance, to add a city  into client file, type letters until your city appears and click enter. If it is not in the default database, it will be automatically entered. If in the event that a city name is the subset of a city in the database, open default data "Address Input" to put in the short name in order to make it available first. For example, if "North Main street" is in the database and you want to add only "North Main", you have to go to the main navigation screen and under Address – default data and add only "North Main". Then "North Main will become the first default selection.  For marketing purposes, it is important to use the same spelling for each client location. For example, use only "TX" for Texas, or vice versa. Do not use both, It will make it cumbersome when you market clients by Prov./State. You want a singular reference for each unique location.	11/22/04
Address Labels	Standard Labels– Use Avery labels size 1 7/16 x 4 inches Reports etc. Use 8 1/2 x 11 standard paper For windows NT, you must set up a custom label form. To build label form, under my computer: Press Printers             File            Server Properties            Create New Form            Width 3.92 Inch            Length 1.50 Inch Press Save Give this form a name such as "Label" and use this as the default for the label printer For Windows – Use user defined size for labels           Width 1070    0.1 millimeters           Length 381    0.1 millimeters              Address labels – Under mailing lists, mail master list, you can use an avery 8160 label that comes on a paper 8 1/2 X 11 for large volume labels. (30 labels per page)	11/22/04
Alphabetical List	Using the mail master list, you can create any type of list that you desire. Use the radio button tool on the last page to set the order to client number or by alphabetical order.	08/09/05
Appointment Calendar	To make an appointment: click on "appointments" on the menu. Select schedule A or B (for different practitioners at same location). The software will automatically attenuate to the store location. When it opens, click on the day where you want the appointment book to open. Use the mouse cursor to pick the time slot and type in the information. Click print to make a paper copy of the day that has been selected if required.  The information you add to the calendar will be saved once you click on "Close". You may select 15, 20 or 30–minute intervals for the schedule. Change the interval under "Business Information". * It is important to close the calendar after each use to allow other people to make appointments on your network.  Only one person at a time make edits on a particular day to avoid cross booking with other staff. If the appointment schedule is open on one computer, other staff will still be able to read the schedule, but they will not be allowed to make edits.	11/22/04
Appointment Recall	To activate the appointment recall, use the "Appointment Recall" field on the Client Address screen. The default value is 12 months. Use the "Interval" field to set haw many months you would like to recall your clients and click the "Update" button to set the recall date. You may reset the recall date on the "Client Exam" screen as well. Use the appointment recall to create an email, letter, mail label or phone list to contact your clients for their next appointment. Select "Mailing Lists" from the Main Menu bar and click "Appointment Recall For This Location". If you have multiple stores, you must be logged into that store to do that recall. If a Doctor's name is inputted on the Client Address screen, you may subjugate the recall list by the Doctor's name if you desire. When performing a recall and you have successfully collected your client's email addresses, you may want to email their recall first and then remove them from the list by clicking the "Update Email Only" button to reset the client's recall date to the next interval. These clients will then be removed from the list. If you are processing the rest of the recalls by using one of the other options, you will have to click the "Update All" button to push the rest of the clients to their next recall. You may also leave this clients on your list and update their recall when they actually visit.  *The appointment recall tool is location sensitive (if you have multiple store locations). The default value for the client appointment recall interval is available under Business Information – Client Recall Interval. To turn off the default input of client recall , set the client recall interval to 0. When a client record is added, no recall date will be added. You can manually reset the clients' recall as you wish on edit.	11/22/04
Appointment Recall Update	When performing a recall and you have successfully collected your client's email addresses, you may want to email their recall first and then remove them from the list by clicking the "Update Email Only" button to reset the client's recall date to the next interval. These clients will then be removed from the list. If you are processing the rest of the recalls by using one of the other options, you will have to click the "Update All" button to push the rest of the clients to their next recall. You may also leave this clients on your list and update their recall when they actually visit. Do email appointment recalls first. It is practical to send update email first and then update them with the "Update Email Only"  function. This way the clients without an email address can be sent mail only. You will save money not post mailing to the clients that you can reach at no cost with a valid email address. Your other option is to not use this function and update their recall as the clients come in or are in contact. The recall tool will send notices for three months and then stop. The email and letter notices that have been generated in appointment recall will be logged in the letter log on client information.	11/22/04
Avery 8160 Label	On the mail master list, you have the option of using avery 8160 labels, which come in three rows of ten on a 8 1/2 x 11 sheet. Use these labels for high volume sending of brochures etc.   Tip: When simply sending a letter, use the email/marketing tools to save on mailing costs/paper costs/envelope costs.	11/22/04
Back – Up	EZ–ZONE Software Ltd. recommends using internal Zip drives for back–up. You may need to speak to your hardware provider if you do not have one. To Save Instructions: 1. Close all programs. 2. Double click on "my computer". 3. Double click on "C drive". 4. Click once on "Optizone" to highlight selection. 5. On the menu bar select "edit" and click on "copy". 6. Close "C:Drive". 7. Double click on "removable zip drive". 8. On the menu bar select "edit" and click on "paste". * Note on your second time overwrite all (click yes to all.) previous files in order to have room. To Restore Instructions: 1. Close all programs. 2. Load back–up disc. 3. Double click "my computer" 4. Double click " removable zip drive". 5. Click once on Optizone to highlight. 6. On menu bar click "copy". 7. Click on "C drive" 8. Click on "edit" on the menu bar and "paste". *Overwrite all (click "yes" to all.) previous files in order to have room.	11/22/04
Bar Code	Barcode scanning of inventory items is available on all inventories. *Note Barcode inputs are case sensitive. To check your inventories go to the modify inventory, and select inventory of your choice.  Click on the count inventory tab to begin. Begin by selecting the inventory items to be counted and checked.  You have the option of checking all locations, checking a single location, checking location and supplier and by "contains" field.  The "contains" field allows you to search phrases from within the item description. In order for the inventory check to function, you must check all the inventory within your given selection parameters. Push the reset button to change the check quantity and checked date to zero. Click on the scan button, and began scanning or typing in the item numbers from the selection.  Each time you select an item and additional single item will be added to the checked inventory. Once all items from the selection have been scanned, you may preview or print a report that will display any and all discrepancies from a list.  It also calculates the wholesale value differences. At any given time, you may edit the grid to effect a change. If your results seem to be correct, you may now update the list from your inventory to reflect the checked inventory. It is important to recognize, that once the update button has been used that there is no restore.  It would be a good idea for you to create a backup prior to utilizing this tool. Barcode scanner –you may utilize a wedge type barcode scanner that connects between your keyboard and your computer. These are inexpensive and easy to use.  You could buy a cord long enough to reach your entire inventory from a computer station.  Make sure that's the audio is turned up high enough on your computer so that you can you can hear the beep when the product you scanned has registered.  Alternatively, there are also wireless scanners available to perform this task.  You will have to speak to your hardware representative to have the scanner installed correctly.	11/22/04
Barcode Types	Use the Barcode field to tract your inventory items.  1.You can use UPC codes. 2. You can use computer generated code numbers. 3. You can create your own barcodes. 4. *Note Barcode inputs are case sensitive. In past copies of Optizone, the barcode fields were known as quick codes. You can utilize a wedge laser scanner that connects between your keyboard and computer to scan the barcodes.   Barcodes are used to find items in the inventories when transporting to the patient file.  Upon creation of a new inventory item, the default Barcode is also the computer generated product number.  You may edit the Barcode to something easy to remember for items that you use frequently if you like.  For example– The Barcode for a contact lens fitting may be "C", that way every time you type C in the quick code, contact lens fitting appears.  Be careful to avoid duplication, likewise you may be able to remember numbers for certain items as well from the default already generated. A list of the Barcodes is available on the inventory report tools.	11/22/04
Best Sellers	Use the best sellers report in inventory to see by quantity which products are selling the best.	11/28/07
Bill Provider	Use the Bill Provider function to create a bulk listing of insurance bills pending. This original list is generated under the client invoice posting. Sales accounting for insurance providers: Track your insurance provider sales using the tool located under "Accounting Reports". You can activate level security to enable this form under "Password Control". You may select by store location and date range. View or print report as desired.	11/22/04
Billing ( Client Invoicing )	The quantity, description, wholesale and unit price is automatically generated  into billing when using the inventory modules to "insert" into client records. The invoice can also be manually generated by pushing the add item button. "Control" on the invoice is the wholesale cost of the goods and must be entered on the billing screen when entering a new item that is not from inventory, otherwise it will not reflect in the cost of goods sold journal.  The invoice is automatically generated upon pressing the add button on the billing screen when the insert button is used on the contact lens, eyeglass, exam and contact lens warranty screen, transporting items from inventory.  If you are adding more items to an existing invoice, use the insert (from inventory) button on the client file (contacts, eyeglass etc.)  and then push the edit button on the billing screen to add these new items to the invoice.  The miscellaneous inventory holds all taxable items. Click the appropriate tax buttons. All final tax allocations are attenuated to the location where the tax was collected. When importing from the Misc Inventory using the Insert button, the tax component will transport with the item. Further use of the taxation buttons can be turned off or on as required. The prev bal button can be used to check if this particular patient has outstanding invoices.   Paying a bill requires use of the payment button to add payment located on the center grid. The method box will journalize the type of payment, C for cash, v for visa etc. *Note, the staff number is only allowed to be inputted on the invoice, on the add button, and is not allowed on the edit button. Invoices can not be deleted, these are controlled number. If you make an error, perhaps you can write cancel in the item section after deleting all the items.	11/22/04
Billing Statements	Billing statements is located on the main menu bar under "Accounting Reports". Billing notices are created with totals of multiple invoices of outstandings. Note that invoices are paid separately on each invoice payment.  To create dated billings, type the date from, otherwise it will default on today's date less 30 days.  Furthermore, if you desire to see the outstanding balances on any particular client , go to that patient's billing screen and push the prev bal button. Use "Report Archive" to view the last time any of these procedures were taken. If the client has an outstanding from an insurance provider on top of his own outstanding, you may choose to remove clients waiting for a payment from their insurance provider first. This way you will not send a bill to a client that includes the insurance bill as well.	11/22/04
Bulk Orders Of Inventory	Bulk orders of inventory – contact lenses, eyeglass lenses and or eyeglass frames. To use this tool more effectively, click the "Client Product Orders" box under Business Information to checked. This will keep the boxes unchecked on the local users when they press the send email or print buttons. Bulk orders of inventory that were not available from stock can be ordered from the client files. For instance, if a client had a frame ordered on his eyeglass file, the days order can be generated and subjugated by supplier and business location. At the end of day, all the frames required could be ordered by individual suppliers by fax or e–mail. Certain requirements have to be made to achieve this. 1. The client has to have an order for contact lenses, eyeglass lenses and or eyeglass frames created on their file. 2. The "Ordered" check button must be off. 3. The model or type field must not be empty. 4. Supplier name and account should be filled in for faxing or email ordering to supplier. *But not required if phoning the orders to the supplier. To use the tool, go to the inventory menu and select "Order Inventory", select "From Client File" and choose department. i.e. contacts, glasses. Select he parameters for the order. (i.e. select store or supplier). Print to fax or e–mail and send. When completed, use the "Update" button to mark the product ordered on the client file. The products will not show on this list again unless the "Ordered" button is clicked off on the client file.	11/22/04
Business Information	Business information is located under "System" in the main menu. Make location 1 the HEAD OFFICE. Type in all the information: The following headings appear on all reports and invoices: Company– Business name Address– etc. Two tax tools are available: Tax A – Type the name and percentage for your state / province. Tax B – Type the name and percentage for your municipal / federal etc. For example: PST              8% GST             7% VAT          15% Invoice Memo– Type in a sales pitch such as "Thank you for patronage." This will appear only on the invoice when printed. Client Recall Interval – The default value for the client appointment recall interval. The location number of the store is logged upon opening Optizone. The number will be displayed in the main screen title to let you know that you logged to the proper location. The location information will be tagged on all new files added to the client record. It is also required to locate where inventory is. Location 1 should be assigned to head office. If more locations are required, simply contact EZ–Zone Software Ltd. Or your distributor for a passkey to increase your capacity. The new passkey will have to be entered under the "License" form located in the menu bar under "Open". Logo Letterhead– Use the logo letterhead to attach logo to letterheads.  You may use one of the samples or import your own logo.  Push "Get New Logo" and push add, the form will prompt you to specify the location of your logo.  Your operating system will require an OLE server for this function to operate, typically *.bmp file servers come with your operating systems.  You may want to speak with your graphics consultant for further information. Client bulk orders – Select this tool if you want to take client custom orders and bulk them for central processing.  Appointment Recall Default – Set this tool to how many months you wait before you recall your clients.  Appointment Schedules – You may select 15, 20 or 30–minute intervals for the schedule.	11/22/04
Calculator	Use the calculator located on the eyeglass and contact lens pages. To convert diopters into radius of curvature, type in the diopter power and push "Calculate R". To convert radius of curvature into diopters , type in the radius in mm and push "Calculate D".  To use the vertex distance conversion tool, type in the power, select the vertex distance that the power was examined at, select the new vertex distance, and push "Calculate P". For contact lens power, the new vertex distance is zero. Vertex distance 13.5 is only the default vertex distance and can be changed as required. To use the manifest over refraction (MOR) tool, type in the current prescription of the client, add the MOR and click "Calculate M". Use the transpose button as required.  Disclaimer of Liability – EZ–Zone Software Ltd. does not warrant or assume any legal liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information generated from the use of this product.	11/22/04
Change Staff Logged On	If you are using "Staff Log On" you may log out a staff member under the "Exit" command in the main menu bar. You may then log on a different staff member as required.	02/02/07
Chart Labels	To make a chart label for a client, select chart label, before pushing the print button on the client address screen. See Printer Setup for more information.	11/22/04
Client Find ( Search )	Under Address on the client form, push the find button. Select which tool to use, enter the information and push OK.  Due to the nature of phone numbers being unique, the phone search will search against all fields i.e home, work, cell and fax number. Under list you can set the order to name, firstname, or email by clicking on the header. Highlight selection and then push OK. Under search by "contains", you can search portions of the client record and see all possible matches. On larger databases, this search may take a little longer time for results.	11/22/04
Client Information	To open, click on client information. Type address. City, State/Province and Country will auto default on second entry. Not having a street address or an e–mail address will activate the mail buttons. Track insured claims on client screen by using the Bill Insurance Provider tool. Type in their client card number, use the combo box to insert the insurance provider and include their claim authorization. All of these fields can be edited on the bill to reflect changes. Click on print insurance bill for invoice. Use Bill Insurance provider to track specific provider claims and account receivable.   Push the Add button on the bottom of the screen to create a new file. Push the edit button to make changes to a file. Push the add duplicate button to add a family member. Use the Find button on patient address to change client. All the history files to the right of client address are belonging to only that client. To print a mail label or letter etc., use the Select Before Print radio control before hitting the print button.	11/22/04
Client Product Orders	Bulk orders of inventory – contact lenses, eyeglass lenses and or eyeglass frames. To use this tool more effectively, click the "Client Product Orders" box under Business Information to checked. This will keep the boxes unchecked on the local users when they press the send email or print buttons.	01/25/06
Client Type	Select the "tag" you want to put on the file from the default list under "Address Input" or from "Add New Item" on the client address file.  For example: if the person is a contact lens wearer select cl.  If he is a eyeglass, select eg.  Or you can design whatever tag you would like, such as yellow page referral, newspaper ad etc.	11/22/04
Collect Web Data	Collect Web Data is a tool that allows you to link your Optizone Enterprise database directly to your web site via our officetitan.net server.  The web–site database connectivity tool can be ordered from EZ–Zone Software Ltd. Your client submissions are protected with 128–bit encryption via SSL (Secured Socket Layer). This tool comes with an annual fee and setup charge. This powerful tool can: 1. Collect all email and link the message directly to their account for easy response via the letter library. 2. Take in contact lens orders. 3. Receive address change information.  4. Collect appointment information. 5. New client registration. Once they have made a submission, you still have control over the processing of these files. The "Collect Web Data" tool is also password sensitive on your Optizone Enterprise so that you can assign who has access to the submission processing. Optizone uses ODBC – (Open Database Connectivity) tool that connects your Optizone database to your Internet web–site submissions database. Optizone uses Mysql driver 3.51 to make the connection.  Once tool is installed, click the "Collect Web Data" button.  You can remove errant files by clicking the "Remove Selected" button. The "Add All & Process" Button will take the data and make it available under the "Process Web Data" tool located on client information on the "Address" screen.  On the client address screen click "Process Web Data", select which department you want to work on and use the "Navigate to File" button to see the record in client information. Use the "Update Address Info" button to change data to the newer data. It will only replace fields that have been filled on the collect web data. It will not overwrite fields with blank data. You can use the "Insert" button to transfer their message inquiry to the communications screen and load it into a letter using the "Insert" button on that screen. You will notice that you must navigate correctly to use this tool to avoid data file placement errors. When completed, click the "Order Processed" button highlighted in blue to take the item off the list. The "Collect Web Data" and "Add All & Process" button has to be run before using this tool. You may choose to click the "Remove Selected" button to remove errant files. You may review result history by using the date function tool.	11/28/07
Communications	Use the communications log on client information to track correspondence with clients. This tool will also create letters for clients. View what correspondence was sent to this client via e mail or by letter. It is important when sending letters that there is a subject name so that it can be logged in this tool. Push the close button to hide log.	11/22/04
Confirm Orders	Use the order confirmation grid for eyeglass and contact lens orders. You can check and track whether your supplier has received a contact lens or eyeglass order that was mailed or faxed from the client record. Check off the confirmed button on the client file or hit the edit button on the order grid and add a reference or tray number.	04/21/05
Contact Lens Order Confirmation	Use the order confirmation grid for eyeglass and contact lens orders. You can check and track whether your supplier has received a contact lens or eyeglass order that was mailed or faxed from the client record. Check off the confirmed button on the client file or hit the edit button on the order grid and add a reference or tray number.	04/21/05
Contact Lens Solutions Used	Track the contact lens solutions used for each client by using the default values. Click into the combo box the soulution used on the client contact lens page. Use the Contact Lens Solutions Used button on Navigate to add or edit selections.	09/21/05
Contact Lens Warranty	This is a in–house warranty system. Use this module to create a customized warranty for contact lenses. In inventory you can add contact lens warranty for each lens separately or have yearly or bi–yearly general contracts. For example, you can itemize gas permeable or soft lenses individually by name, or just type in "Contact Lens Warranty" in the warranty module located in modify inventory.  Automatic recalls are available under the menu bar Mailing Lists. When a patient is renewing a policy, press the edit button and then press the renew one or two year button and add in the policies being renewed. This will fill the invoice upon adding a record. Contact Lens Warranty deductibles are inputed in the inventory screen and are actuated automatically on active policies when the client buys more lenses.   * Note– If a client has only one lens that qualifys for insurance and the other does not, the insert from inventory will still insert the deductible the warrantied price. In other words contact lens pricing under warranty always applies to both eyes when using the client contact lens form. It will be neccessary to edit the correct price if this scenario happens, or make the deductible price for a non warrantied lens the same as the retail price. Warranty information is default loaded in the menu bar under "System". Type in appropiate information that will automatically appear in th client files. It can be edited in the client file to suit.	11/22/04
Contact Lens Warranty (Report)	Use this function to make a list of all your active and inactive policies.  The inactive policyies list would be ideal to phone call for renewal.	11/22/04
Contact Lens Warranty Information	Warranty information is default loaded in the menu bar under "Open". Type in appropiate information that will automatically appear in th client files. It can be edited in the client file to suit.	11/22/04
Contact Lens Warranty Recall	You can choose between using the standard label for renewal and or using letter for window envelopes and sending a personalized letter.  Use the preview button to examine before printing. Use "Report Archive" to view the last time any of these procedures were taken.	11/22/04
Contacts (client Information)	Using the insert R or insert L button, you may access the inventory to transport items into the file after pushing the Add button. You may also put an individual order in by filling the boxes although it will not automatically update the invoice. Automatic invoice update occurs only form insert from inventory. Pushing the print button will allow sending the order to printer or faxing to supplier. Use the Send Email button for electronic mail. You must have Outlook Express as your default mail client. You can use the drop shipment tool on the client contact lens order form to order contact lenses from the supplier and have them shipped directly to the client. To enable this function you have to begin with the supplier phone book and enable the feature. Add in the cost of the shipping under the "Control" field and the reatail price. When you fill the contact lens order on the client screen check the Drop Ship to Enable. This will cause an additional charge to the billing for the actual amount of the courier along with your other fees. You enable or unable this feature as you like. Add the desired shipping information by iserting information from the client main screen or type in all new information. Click print or send email when finished. This tool does not function under the bulk client orders and must be processed as the come. The reference number for follow must be used for confirmation.	11/22/04
Contains	"Contains" is a serach expression. Search for records that contain a certain character set.	01/17/05
Contains  ( Inventory )	Contains – is a special tool on the grid list for searching for items by description, type the characters found in the descriptions and a search will limit the results to that criteria. This tool is available on all inventories.	11/22/04
Control	Control is the wholesale cost of the items. It is located on the inventory screens and on the invoice on the right scroll of description and refers to unit price.	11/22/04
Cost Of Goods Sold	You can activate level security to enable this form under "Password Control". Accounting – Sales Journals Sales– create logs by day or between dates. Payments – creates payment logs by day or between dates with method of payment journal. Cost of Goods Sold – report the cost of goods sold by day or between dates. *Note the "control" which equals the wholesale cost amount must be filled in the inventories, or if the invoice is custom,  must have "control" inputed seperately on the invoice screen. Cost of Goods Sold by Invoice– report the cost of goods sold by invoice byday or between dates.  Staff sales– creates logs of individual staff sales, enter by day or between dates. Use staff sales to calculate staff production or commissions etc. All reports are itemised per location. Create inventory tags to track groups of inventory items sold. Type the default values into the tag default grid and they will be available with the drop down combo box on the inventory screens. The tags will become a part of the cost of goods sold report.	11/22/04
Count Inventory	To check / count your inventories go to the modify inventory, and select inventory of your choice.  Click on the count inventory tab to begin. Begin by selecting the inventory items to be counted and checked.  You have the option of checking all locations, checking a single location, checking location and supplier and by "contains" field.  The "contains" field allows you to search phrases from within the item description. In order for the inventory check to function, you must check all the inventory within your given selection parameters. Push the reset button to change the check quantity and checked date to zero. Click on the scan button, and began scanning or typing in the item numbers from the selection.  Each time you select an item and additional single item will be added to the checked inventory. Once all items from the selection have been scanned, you may preview or print a report that will display any and all discrepancies from a list.  It also calculates the wholesale value differences. At any given time, you may edit the grid to effect a change. If your results seem to be correct, you may now update the list from your inventory to reflect the checked inventory. It is important to recognize, that once the update button has been used that there is no restore.  It would be a good idea for you to create a backup prior to utilizing this tool.	01/17/05
Count Inventory Only	Use this tool to allow lower level security access staff to count inventory without giving them access to all inventory tools .	11/05/07
Count Inventory Stock	Use the new tool for low–level security access staff to count inventory without any inventory edit access.  Begin by clicking the "Reset" button to set the counts and dates to zero. Click on scan and begin barcode scanning all products. You may select criteria for your count. For instance, you may choose which store or which supplier you want to do the count for. Select view or print on report.	12/07/06
Credit Card Default	Type in the type of credit cards that you use under "System" and "Default Values" on the menu bar. When you make payments on a file they will be made available in the method box.	11/22/04
Credit Card Find	On Client Address, use the Find button to locate credit card holders.	11/22/04
Credit Card Number Magnify	Use the arrow control next to the client credit card number to enlarge by groups of four. This allows easy reading for manual terminal input of credit card numbers. Remember to close the magnifier after use.	11/22/04
Currency Symbol	You may set your country currency symbol in business information. Whatever you choose will become the default for all forms. Place the symbol on each location page.	11/22/04
Cut Copy Paste And Clear	Right click with your mouse on any active field and use this functions to: Cut – Clears entry and saves it to clipboard. Copy – Copies highlight field to clipboard. Paste – Writes field from clipboard to new field with focus. Clear – Removes field and does not affect clipboard.	11/24/05
Data Maintenance	Under the master marketing list, there is a tab called "Data Maintenance". Use the tools on this page to clean data under the client information fields. For instance, you can check to see if there are misspellings of a city. You can group them together and then replace the field with the proper spelling.	10/27/06
Data Mining	Data mining is a term to describe the ability to earn profits from the databases that you create. More important it allows cost effective mail merge advertising by targeting specific customer needs and buying habits. This edition of software also comes with e mail tools. See e mail for more information.	11/22/04
Date Format	Date function in OPTIZONE is year 2000 compliant. The format is Month/Day/Year for example 12/31/1998. All four numbers must be used for the year.	11/22/04
Define Direct Mail	Define Direct Mail Is used to create mailing lists that are attenuated to the type of data or services that the patient has required in the past.  Use this tool to create mailing lists for advertising or information purposes. For example– If a new daily contact lens comes available, you can search everyone who wears a standard disposable and send them a letter telling them about the new product. If you use preview on these items you will also be able to see a count of records generated on the preview menu bar. You can also define mail on the master lists, see those areas for deatails.	11/22/04
Delete Inventory	You have the option to permanently delete inventory from your database. You can activate level security to to enable the delete button under "Password Control". The delete button is available on the "Add Items" screen and the "Search / Edit List / Reports" screen on the inventory modules.	05/24/05
Demo Passkey	When using a demonstrator program to evaluate, type  DEMO into the opening box to activate and use as your passkey / password.	12/23/04
Detailed Inventory By Date Of Entry	Use this report tool to see what updates to your inventory have been done in any given time frame. See what stock has not moved from your shelves.  Select which inventory you desire to see, select if you want a date restriction, choose detailed or summary report and select output to view or print.	10/16/07
Diopter Radius Conversion	Use the calculator located on the eyeglass and contact lens pages. To convert diopters into radius of curvature, type in the diopter power and push "Calculate R". To convert radius of curvature into diopters , type in the radius in mm and push "Calculate D".  To use the vertex distance conversion tool, type in the power, select the vertex distance that the power was examined at, select the new vertex distance, and push "Calculate P". For contact lens power, the new vertex distance is zero. Vertex distance 13.5 is only the default vertex distance and can be changed as required. To use the manifest over refraction (MOR) tool, type in the current prescription of the client, add the MOR and click "Calculate M". Use the transpose button as required.  Disclaimer of Liability – EZ–Zone Software Ltd. does not warrant or assume any legal liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information generated from the use of this product.	11/22/04
Discounts For Invoice Sales	Use the Add Discount button, choose from percent or dollar amount for quick tabulation. Discount percentage is calculated from invoice total. Input dollar amount or percentage amount into the text box andd push add discount. Negative amount for dollar discount is not required. Discounts for invoice sales can be inventoried in the miscellaneous inventory as well. Negative amount for dollar discount is required. For example: Discount Eyeglass Coupon      $–25.00 They can be added to the sale by using the Insert Misc button on the invoice form. This discounts will be tabulated on all the accounting and inventory reports. Discounts can be caculated on the total invoice using the discount tool on the invoice. Select dollar amount or percentage as desired.	11/22/04
Doctor Directory	Put your Doctor List in the doctor phone directory. This will allow you to access it in the other areas such as eyeglass prescription. For exam reports you can access the "report to" function under default exam reports.	11/22/04
Doctor Referals	On the menu bar under Accounting reports, push practise analysis. You can activate level security to enable this form under "Password Control". Select doctor and dates and press view or print.	11/22/04
Doctor Sale Tracking	Optizone readily tracks salesman sales.  Many practices now include doctor owners who wish to track sales from their prescriptions. Find this tool on the main menu bar under Accounting Reports. Use this tool to track doctor sales on invoice.  To activate, the doctor's name or clinic must be in the doctor phone book. The doctor's name can then be inputted onto the client address screen, which will be the default on invoice or the doctors name can be changed on the invoice as well. Doctor, store location and date subjugate report selection.	11/22/04
Doctors List	Make a list to solicit doctors using the tool in mailing lists. You have a choice between label, letter or phone list.	11/22/04
Drop Down Combo Boxes	When using a drop down combo box, after clicking on one, you may type the first letter of the item you are looking for. Incremental search function will continue in sequence. You may not write to combo box. Values for the combos will have to be written in the default value forms. ie. phone book, default values.	11/22/04
Drop Shipment Contact Lenses	You can use the drop shipment tool on the client contact lens order form to order contact lenses from the supplier and have them shipped directly to the client. To enable this function you have to begin with the supplier phone book and enable the feature. Add in the cost of the shipping under the "Control" field and the retail price. When you fill the contact lens order on the client screen check the Drop Ship to Enable. This will cause an additional charge to the billing for the actual amount of the courier along with your other fees. You enable or unable this feature, as you like. Add the desired shipping information by inserting information from the client main screen or type in all new information. Click print or send email when finished. This tool does not function under the bulk client orders and must be processed as the come. The reference number for follow must be used for confirmation.	03/02/06
E Marketing	E–mail tools are available in several locations. On the client file, "Communications", you can send e mail to this client. Under "E Marketing", you have a choice of sending e mail on client tag, since last purchase, send all clients or send between client numbers of choice. Start your selection with "Select 1" and work down the list. The counter will tell you how many files you have selected. If someone wishes to be removed from the e mail list, you can click the send no e mail check box on the client address file. They will automatically be checked off if the e mail address has not been inputted on the client file. To use the e mail tool, Outlook Express must be your default mail client. Using your Internet Explorer browser select Internet options, programs, mail server and select Outlook Express. Otherwise the mail tools may not function properly. Always be polite when sending mass emails to your clients. Below are some regulations to follow when accessing the internet. Always check with your internet provider for any special guidlines that you may have to follow. See "E Mail Throttle Tool"   for more info. INTERNET E–MAIL RULES 1. Harassment, whether through language, frequency or size of messages, is prohibited.  2. Users may not send e–mail to any person or entity that does not wish to receive it.  If a recipient asks to stop receiving E–mail, the user must stop sending that person or entity any  more e–mail.  3. Users are EXPLICITLY PROHIBITED  from sending unsolicited "bulk" messages "junk mail" or "spam").  This includes bulk–mailing of commercial advertising, informational and political announcements.  Such material may only be sent to those who have explicitly requested it.  4. Users may not forward or otherwise propagate chain letters.  5. Malicious e–mail, including "mail bombing", is prohibited.  6. Falsification  of user  information  provided  to  COMPANY,  its agents,  or  to  other users of the service,  in connection with use of a COMPANY service is prohibited. 7. COMPANY accounts and services may not be used to collect replies to  messages sent  from  another  service  provider,  where  the messages violate this AUP or the AUP of the other provider. 8. Posting ten (10)  or more messages similar in content to mailing lists or persons is prohibited. 9. Users  may  not  send   unsolicited   e–mailings  to  more  than twenty–five  (25) e–mail users,  if such  unsolicited e–mailings could reasonably be expected to provoke complaints. 10.To  engage in any  of the foregoing activities using the service of another provider,  but channeling  such activities  through a COMPANY  account,  a.k.a. re–mailing,  or  otherwise  through  a COMPANY  service  or  using a COMPANY account as a mail–drop for responses  or  otherwise using the services of  another provider for the purpose of facilitating the foregoing activities if such use  of  another party's service could reasonably be expected to adversely affect a COMPANY service.	11/22/04
E–mail A Single Client	Find the client you wish to e–mail using the find tool under client address. Make sure that he/she has an e–mail address. Go to the communications tab and create or get a letter from the letter library. Add a file attachment to the form as required. Click send e–mail when completed.	11/22/04
E–mail Contact Lens And Eyeglass Orders	On the client screen, you may order contact lenses, eyeglass lenses and frames. Fill in the information required, select the report needed and push "Send E–mail".  The e–mail info in the supplier directory has to be filled in with the order desk e–mail information. To use the e mail tool, Outlook Express must be your default mail client. Using your Internet Explorer browser and select Internet options, programs, mail server and select Outlook Express as your default mail program. You will have to go into security in the mail tools to "Allow other programs to email". Otherwise the mail tools will not function properly.	01/17/05
E–mail List Serving ( Set Up )	EZ–Zone Software has a built email communication tool. You can create a letter for a client under the communication tool under client information. Push "Add" to create a new letter. You may use the letter library to use a letter from archive. You will require "Administrator" log on to access the library. To send e–mail, the e–mail field must be typed in on the client information screen. To set–up the e–mail list server: If you do not have Internet Explorer and Outlook Express on your computer, they are available at Microsoft.com at no charge. You will have to have them loaded on your computer for this tool to operate. A. Outlook Express must be your default mail client. Using your Internet Explorer browser: 1. Select tools 2. Select Internet options 3. Select programs 4. Under Internet programs, e–mail, select Outlook Express B. Your mail security needs to be adjusted. Using your Outlook Express browser: 1. Select tools 2. Select options 3. Select security 4. Click off the checkbox – "Warn me when other applications try to send mail as me." * If you have other security tools such as Norton or Zone Alarm, they should prompt you when you use the e–mail tool to allow the EZ–Zone Software to become a mail server. Using EZ–Zone Software with "Administrator" access: Go to marketing, e–mail marketing, make e–mail list. Start your selection with "Select 1" and work down the list. The counter will tell you how many files you have selected. On tab 2, create letter, add a file attachment as required. On tab 3, process the list, add your staff number, select if you do not want to add the letters to the client file and click e–mail. If someone wishes to be removed from the e–mail list, you can click the send no e mail check box on the client address file. They will automatically be checked off if the e–mail address has not been inputted on the client file. Always be polite when sending mass emails to your clients. Below are some regulations to follow when accessing the Internet. Always check with your Internet provider for any special guidelines that you may have to follow. Graphic color e–mail messages can be sent with this tool. You have to build a .htm file with pictures hyperlinked from a web server. If you do not have much experience with web page editing, you may have to consult your web master. Once you have the file prepared, add the file as an attachment. Do not include any text in the letter text. Have all your text within the .htm file. When it is sent, the receiving client will have full graphics and text downloaded to their view. See "E Mail Throttle Tool" for e–mail server speed info. INTERNET E–MAIL RULES 1. Harassment, whether through language, frequency or size of messages, is prohibited.  2. Users may not send e–mail to any person or entity that does not wish to receive it.  If a recipient asks to stop receiving E–mail, the user must stop sending that person or entity any  more e–mail.  3. Users are EXPLICITLY PROHIBITED  from sending unsolicited "bulk" messages "junk mail" or "spam").  This includes bulk–mailing of commercial advertising, informational and political announcements.  Such material may only be sent to those who have explicitly requested it.  4. Users may not forward or otherwise propagate chain letters.  5. Malicious e–mail, including "mail bombing", is prohibited.  6. Falsification  of user  information  provided  to  COMPANY,  its agents,  or  to  other users of the service,  in connection with use of a COMPANY service is prohibited. 7. COMPANY accounts and services may not be used to collect replies to  messages sent  from  another  service  provider,  where  the messages violate this AUP or the AUP of the other provider. 8. Posting ten (10)  or more messages similar in content to mailing lists or persons is prohibited. 9. Users  may  not  send   unsolicited   e–mailings  to  more  than twenty–five  (25) e–mail users,  if such  unsolicited e–mailings could reasonably be expected to provoke complaints. 10.To  engage in any  of the foregoing activities using the service of another provider,  but channeling  such activities  through a COMPANY  account,  a.k.a. re–mailing,  or  otherwise  through  a COMPANY  service  or  using a COMPANY account as a mail–drop for responses  or  otherwise using the services of  another provider for the purpose of facilitating the foregoing activities if such use  of  another party's service could reasonably be expected to adversely affect a COMPANY service.	11/22/04
E–mail Logs	All letters printed or e mailed will be logged on the mail logs. It is also available on the client address form.	11/22/04
E–mail Master List	The e–mail mail master list is capable of creating a complete list of client active files. You may also define the list with the tools included. Specify parameters and click the Select Button. You can activate level security to enable this form under "Password Control".	11/22/04
E–mail Send Errors	You have to have permission from your Internet Sevice Provider (ISP) to be able serve e–mail from this program. Most ISP will automatically allow e–mail to be sent. Some ISP will run filters to avoid spammers to utilize their mail box. In the event that you receive an error message from your ISP server, contact their office to include your mail serving.	11/22/04
End User License Agreement	END USER LICENSE AGREEMENT OPTIZONE Enterprise Edition LICENSE: 1 Important Read Carefully This EZ–ZONE end user license agreement ("EULA") is a legal agreement between you (either an individual or a single entity) and the EZ–ZONE software product identified above, which includes computer software and associated media and print materials, and may include "on–line" or electronic documentation. By installing, copying or otherwise using the software product, you agree to be bound by the terms of the EULA. If you do not agree to the terms of this EULA, promptly return the software product and the accompanying items to the place obtained it for a full refund. EZ–ZONE Software Ltd. (EZ–ZONE) Product License Copyright law and international copyright treaties, as well as other intellectual property laws and treaties protect the software product. The software product is licensed, not sold. 1. Grant Of License. – The EULA grants you the following rights: Software – You may install and use one copy of the software product, or in its place, any prior version for the same operating system, on a single computer. The primary user of the computer on which the software product is installed may make a second copy for his or her exclusive use for the purpose of archiving the software and or attached database. Storage and network use – You must acquire and dedicate a license for each separate computer on which the software product is installed or run from the storage device. A license for the software product may not be shared or used concurrently on different computers. 2. Other Rights And Limitations Limitations on reverse engineering, decompilation, and disassembly – You may not reverse engineer, decompile, or disassemble the software product, except and only to the extent that such activity is expressly permitted by applicable law not withstanding this limitation. Separation of components – The software product is licensed as a single product. Its component parts may not be separated for use on more than one computer. Rental – You may not rent or lease the software product. Software transfer – You may permanently transfer all of your rights under this EULA, provided you retain no copies, you transfer the entire software product (including all component parts) and the recipient agrees to the terms of the EULA. If the software product is an upgrade, any transfer must include all prior versions of the software product. Termination – Without prejudice to any other rights, EZ–ZONE may terminate this EULA if you fail to comply with the terms and conditions of this EULA. In such an event, you must destroy all copies of the software product and all of its component parts. 3. Copyright All title and copyrights in and to the software product (including but not limited to any images, photographs, animations, video, audio etc.) the accompanying printed materials, and any copies of the software product are owned by EZ–ZONE Software Ltd. Copyright and international treaty provisions protect the software product. Therefore, you must treat the software product like any other copyrighted material except that you may either (A) make one copy of the software product solely for back–up or archival purposes or (B) install the software product on a single computer provided you keep the original solely for backup or archival purposes. You may not copy the printed materials accompanying the software product. 4. Export restrictions You agree that neither you nor your customers intend to or will, directly or indirectly, export or transmit electronically, the software product and its related documentation. Limited Warranty EZ–ZONE Software warrants that the software product will perform substantially in accordance with the accompanying written materials for a period of 90(ninety) days from the date of receipt.  No other warranties To the maximum extent permitted by applicable law, EZ–ZONE Software Ltd. and its suppliers disclaim all other warranties, either expressed or implied, including, but not limited to, implied warranties of merchantability and fitness for a particular purpose, with regard to the software product, and accompanying hardware. This limited warranty gives you specific legal rights. No liability for consequential damages To the maximum extent permitted by applicable law, in no event shall EZ–ZONE Software Ltd. or its suppliers be liable for any special, incidental, indirect, or consequential damages whatsoever (including, without limitations) damages for loss of business profits, business interruption, loss of business information, or any other pecuniary loss arising out of the use of or inability to use the software product, even if EZ–ZONE Software Ltd. has been advised of the possibility of such damages. No liability for consequential damages from electronic message sending To the maximum extent permitted by applicable law, in no event shall EZ–ZONE Software Ltd. or its suppliers be liable for any special, incidental, indirect, or consequential damages whatsoever (including, without limitations)&nb